Contoh Sales Contract dan Cara Pembuatannya

Salah satu penyebab munculnya kegiatan ekspor impor adalah karena suatu negara tidak mampu memenuhi kebutuhan barang dan jasa, sehingga dianggap perlu untuk melakukan perdagangan lintas negara. Di lain pihak, perdagangan lintas negara juga dianggap menguntungkan karena dapat menaikkan angka devisa negara.

Hubungan dagang yang dilakukan antara dua negara atau lebih dilakukan atas dasar perikatan, artinya agar keseluruhan proses jual beli dianggap sah, maka harus dicatatkan dalam sebuah perjanjian dagang. Perjanjian inilah yang kemudian dinamakan sales contract. Berikut ulasan kami tentang sales contract.

Definisi Sales Contract

Sales contract merupakan dokumen kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang mengikatkan diri pada syarat-syarat transaksi perdagangan sesuai dengan perjanjian hukum yang berlaku. Adapun syarat-syarat yang dimaksud dalam kesepakatan tersebut terdiri dari:

Barang/Produk

Syarat utama lahirnya sebuah kontrak adalah karena adanya suatu barang/produk yang diperjualbelikan. Terms of goods (syarat barang/produk) yang dimaksud meliputi :

• kesepakatan atas harga barang
• kesepakatan atas kuantitas (jumlah) dan kualitas barang
• kesepakatan tentang jenis, tipe, keaslian, spesifikasi serta asal barang

Pengiriman Barang

Setelah terms of goods disepakati, syarat selanjutnya yaitu bagaimana cara pengiriman barang yang dipilih kedua belah pihak. Pengiriman ini yang terdiri dari transhipment, partial shipment, atau port of loading and port of destination.

Penyerahan Barang

Untuk menghindari perbedaan penafsiran tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan penyerahan barang, maka seluruh sales contract disyaratkan untuk mengacu pada ketentuan INCOTERMS (International Commercial Terms). INCOTERMS menetapkan terms of delivery (syarat penyerahan barang) seperti Free On Board (FOB), Cost and Freight (CNF), Carrier Paid To (CPT), dan jenis lainnya.

Pembayaran

Terms of payment (syarat pembayaran) yang ditawarkan pada sales contract terdiri dari dua jenis yakni dengan menggunakan Letter of Credit (L/C) dan tanpa Letter of Credit (L/C). Letter of Credit (L/C) artinya surat jaminan oleh bank penerbit ditujukan pada eksportir yang berisi perintah bayar atas nominal pembayaran dan tenggang waktu yang telah ditentukan oleh importir.

Dokumen

Agar sales contract dapat direalisasikan, maka ada beberapa syarat dokumen yang harus dipersiapkan antara lain :

• Bukti Fisik Finansial yang  berbentuk wesel perintah tidak bersyarat/draft
• Bukti Fisik Komersial yang berbentuk dokumen asuransi, bukti penjualan (invoice), dokumen bukti pengiriman, serta dokumen pendukung lainnya.

Lihat pula: Pilihan Tools untuk Menggabung File PDF

Contoh Sales Contract

Berikut contoh sales contract berupa perjanjian antara pihak yang menjual barang dan pihak pembeli barang. Contoh kontrak jual-beli di bawah ini hanya acuan umum dan bukan format resmi, karena setiap butir merupakan kesepakatan yang bisa dimodifikasi oleh kedua belah pihak.

Setidaknya, dengan adanya contoh sales contracct di bawah ini, Anda dapat memiliki gambaran hal-hal apa saja yang perlu dicantumkan dalam sebuah kontrak perjanjian jual-beli khususnya yang bertaraf internasional (ekspor-impor).

Untuk mendapatkan softcopy dokumen ini dalam format word (.docx), Anda dapat mengunduhnya setelah membagikan artikel ini lewat salah satu share button tombol di bawah ini.

Pembuatan Sales Contract

Untuk membuat sales contract ada beberapa proses yang harus ditempuh kedua belah pihak yang berkepentingan, proses tersebut berupa :

1. Media Promosi

Keterbatasan ruang gerak menyebabkan lebih banyak orang memilih media elektronik untuk melihat promosi menarik  tentang produk barang atau jasa. Adapun media promosi lain seperti pameran dagang, kamar dagang dan industri, koran/majalah ,dll.

2. Surat Permintaan (Inquiry)

Apabila komunikasi untuk pertama kalinya sudah terjalin antara importir (pembeli) dan eksportir (penjual), selanjutnya pihak importir akan mengirim surat permintaan atas suatu komoditas yang diinginkan kepada eksportir. Surat permintaan (inquiry) merupakan surat yang isinya tentang deskripsi, harga, mutu serta tanggal pengiriman barang.

3. Penawaran (Offer Sheet)

Pihak eksportir (penjual) akan memberikan tanggapan terhadap permintaan importir (pembeli) berupa offer sheet dengan melampirkan sample (brosur) serta metode pembayaran. Ada dua jenis penawaran oleh eksportir yakni :

• Penawaran yang bersifat mengikat (firm offer)

Pada keadaan ini, eksportir yang menetapkan harga dan syarat lainnya berkaitan transaksi dagang.

• Penawaran yang bersifat tidak mengikat (free offer)

Eksportir hanya akan memberikan price list (keterangan harga barang) terhadap komoditas yang diinginkan oleh importir.

4. Pesanan (Order Sheet)

Penawaran yang diberikan oleh eksportir akan dipelajari oleh importir, dan apabila importir setuju maka pihaknya akan mengirimkan purchase order berupa order sheet pada pihak eksportir. Apabila importir tidak setuju atas penawaran eksportir, maka dapat mengajukan counter order atau negoisasi ulang kepada eksportir.

5. Kontrak Jual Beli (Sales Contract)

Selanjutnya eksportir akan membuat surat kontrak berupa perjanjian jual beli yang di dalamnya dibubuhkan keterangan tentang force majeure (keadaan memaksa) dan klausul pemeriksaan barang (inspection clause). Pengiriman sales contract kepada importir ini akan diberikan dengan dua rangkap, dimana surat kontrak tersebut telah ditandatangani oleh eksportir.

6. Konfirmasi Atas Sales Contract (Sales Confirmation)

Dua rangkap kontrak jual beli yang diterima oleh importir akan diperiksa kembali dan jika setuju importir akan menandatanganinya. Satu rangkap surat kontrak akan disimpan importir, dan satu rangkap lain akan dikirim kembali kepada eksportir.

Pembuatan sales contract dibuat berdasarkan ketentuan Hukum Kontrak Internasional (International  Contract Law). Pembuatan ini tentunya tidak terlepas dari unsur-unsur dasar isi sales contract. Di bawah ini dijelaskan unsur-unsur dasar sales contract, yakni sebagai berikut:

• Nomor dan jenis kontrak
• Nama importir dan eksportir
• Alamat importir dan eksportir
• Jenis dan kualitas komoditi
• Bentuk penyerahan dan pengiriman
• Harga kesepakatan
• Cara pengemasan barang
• Asuransi
• Klaim dan penyelesaian
• Persyaratan tambahan
• Bentuk pembayaran

Bentuk Sales Contract

Sales contract dibuat sebagai wujud dari perdagangan lintas negara, maksudnya ada kemungkinan yang menyebabkan pihak eksportir maupun importir tidak dapat bertatap muka secara langsung. Untuk itu, kedua belah pihak dapat memilih bentuk kontrak yang akan digunakan. Beberapa bentuk sales contract antara lain :

1. Lisan

Sales contract berbentuk lisan karena adanya unsur trust (kepercayaan yang tinggi) dari pihak eksportir dan importir. Selain itu, kedua belah pihak telah memiliki pengalaman kerjasama yang baik. Biasanya bentuk kontrak ini sifatnya sederhana dengan jumlah pembayaran yang tidak besar.

2. Mengumpulkan Koresponden

Bentuk sales contract ini sering digunakan praktek PI yang kemudian penggunaannya berganti menjadi media elektronik seperti email, dengan alasan lebih efisien dan cepat.

3. Purchase Order 

Purchase order merupakan salah satu bentuk sales contract dimana pembeli (importir) telah sepakat dengan penawaran penjual. Selanjutnya diwajibkan mengisi nota pemesanan untuk pembelian sejumlah barang. Keuntungan purchase order adalah menghindari penolakan atas pengiriman barang kepada importir.

4. Printed Text

Salah satu manfaat dari printed text ini adalah kedua belah pihak dapat menghemat biaya sekaligus waktu, karena surat penawaran dan permintaan dicetak sekaligus.

5. Proforma Invoice

Sales contract yang dibuat oleh eksportir ini bersifat temporary (sementara). Isi dari kontraknya ditandatangani oleh importir dan dibuat secara detail tentang perjanjian dagang sebagai wujud lisan yang sebelumnya telah disepakati.

6. Disusun bersama 

Bagi para pihak yang baru saja memulai kontrak kerjasama, maka akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses negosiasi sebelum pembuatan kontrak. Hal ini disebabkan karena angka/jumlah baik kuantitas maupun harga barang sangatlah besar.

Prinsip-Prinsip Dasar

Apabila Anda ingin membuat suatu perjanjian dagang dalam bentuk sales contract, maka sebelumnya Anda harus mengetahui apa saja prinsip-prinsip yang dijadikan sebagai dasar hukum kontrak, seperti :

• Kebebasan berkontrak

Baik eksportir maupun importir memiliki kebebasan yang sama dalam memilih kontrak dagang, yaitu kebebasan untuk memilih jenis kontrak yang akan digunakan dan kebebasan memilih cara penyelesaian sengketa jual beli.

• Pacta Sunt Servanda

Sebagai asas Hukum Perdata dan Hukum Internasional, asas ini mewajibkan agar kedua belah pihak yang sudah menandatangani kontrak harus memiliki itikad baik untuk melaksanakan segala hak dan kewajiban yang telah disepakati.

• Penyelesaian sengketa Arbitrase

Bilamana terjadi sengketa pada saat sales contract masih berlangsung, maka lembaga Arbitrase Internasional akan mengupayakan penyelesaian sengketa perdata di luar peradilan.

Demikian penjelasan kami tentang pengertian dan proses pembuatan sales contract. Semoga bermanfaat.