Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dengan bahasa formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, dimana surat tersebut memiliki tujuan kedinasan antar instansi. Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa surat dinas hanya dikeluarkan pada waktu dan kondisi tertentu oleh sebuah instansi. Dalam pembuatannya surat dinas mengacu pada Standar Surat Resmi dimana dalam penulisannya menggunakan bahasa resmi sesuai EYD.
Daftar isi: Pengertian, Ciri-Ciri, Syarat, Jenis, Struktur, Contoh Surat Dinas, Tanya-jawab
Biasanya sebuah instansi mengeluarkan surat dengan tujuan yang beragam seperti untuk undangan, teguran, pengumuman, serta tujuan lainnya. Ketika penerbitan sebuah surat dinas juga harus diketahui pejabat terkait yang berwenang mengeluarkan surat tersebut. Tanpa adanya tanda tangan pejabat terkait surat dinas maka surat tersebut tidak berlaku.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Berbeda dengan surat lainnya, ada ciri-ciri khusus yang terdapat dalam sebuah surat dinas. Inilah beberapa ciri khusus dari surat dinas yang membedakannya dari surat lainnya.
- Memiliki Kop Surat
Hal yang paling membedakan surat dinas dengan surat jenis lainnya adalah bahwa setiap surat dinas selalu memiliki kop surat yang berada dibagian atas. Kop ini menunjukkan dari mana surat ini berasal. Tanpa adanya kop surat sang penerima akan bingung karena tidak mengetahui instansi mana yang mengirimkan surat tersebut.
- Memiliki Nomor Surat
Selanjutnya point kedua yang membedakan surat dinas dengan surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat. Fungsi penomoran ini berhubungan dengan tertib administrasi di instansi tersebut.
- Menggunakan Bahasa Resmi
Surat dinas selalu menggunakan bahasa yang resmi. Karena surat ini ditujukan untuk instansi lainnya maka bahasa yang digunakan juga resmi. Akan menjadi tidak sopan jika dalam penulisan surat ini menggunakan bahasa tidak resmi.
- Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi
Ciri lainnya adalah surat dinas selalu mencantumkan stempel atau cap dari instansi yang menerbitkan surat. Sama seperti kop surat fungsi stempel bertujuan untuk menginformasikan asal surat tersebut.
Materi terkait: Contoh MoU, Contoh Surat Pernyataan Kerja, Surat Lamaran Kerja [2019]
Syarat-Syarat Surat Dinas
Tulisan diatas sudah menjelaskan mengenai ciri-ciri surat dinas. Saat ini kita akan menjelaskan mengenai syarat-syarat surat dinas. Memang tidak ada aturan baku dalam penulisan surat dinas. Namun perlu dipelajari syarat-syaratnya agar surat tersebut tidak terkesan non formal. Adapun syarat-syarat penulisan surat dinas adalah sebagai berikut :
- Menggunakan bahasa resmi dalam penulisan isi surat dinas
- Surat dibuat ringkas, padat dan jelas.
- Menjelaskan secara detail mengenai isi surat
- Format surat dibuat sesuai standar resmi.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Seperti penjelasan diatas bahwa surat dinas memiliki tujuan yang berbeda-beda dalam pembuatannya. Berikut ini adalah jenis-jenis surat dinas:
1. Surat Pemberitahuan
Dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain, biasanya digunakan surat pemberitahuan. Jenis surat ini banyak dikeluarkan oleh instansi pemerintah, karena terkait dengan informasi terbaru maupun adanya kegiatan tertentu. Surat pemberitahuan mencakup informasi yang menunjang suatu kegiatan.
2. Surat Undangan
Suatu instansi kadang melakukan suatu kegiatan yang mengundang pihak luar. Untuk menyampaikan informasi tadi digunakanlah surat undangan resmi. Dengan adanya surat undangan akan menjadikan penerima merasa dihormati dan ditunggu kehadirannya pada suatu kegiatan.
3. Surat Panggilan Kerja
Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat panggilan kerja. Dimana surat ini ditujukan untuk karyawan yang diterima bekerja untuk diinformasikan mengenai kelulusannya dalam tahapan tes penerimaan karyawan.
4. Surat Mutasi Karyawan
Ketika seorang karyawan dimutasi dari suatu tempat atau posisi, maka instansi tempatnya bekerja akan membuatkan surat mutasi yang akan digunakan sebagai pemberitahuan untuk tempatnya yang lama dan tempatnya yang baru.
5. Surat Perjalanan Dinas
Dalam melakukan perjalanan dinas seorang karyawan juga memerlukan surat tugas. Sebagai bukti penugasannya disuatu tempat dari instansi tempat ia bekerja.
6. Surat Perintah Kerja
Ketika memutuskan pemenang suatu pekerjaan, maka akan terbitlah surat perintah kerja. Dalam surat ini menginformasikan mengenai waktu dan teknis pelaksanaan pekerjaan.
Struktur Surat Dinas
Dikarenakan surat dinas ini termasuk dalam jenis surat resmi, maka berlaku pula kaidah khusus dalam penulisan surat formal. Berikut ketentuan dasar dalam bentuk infografis.
Selain mengikuti ketentuan surat formal di atas, ada beberapa poin yang menjadi syarat berlakunya surat dinas. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat perjalanan dinas.
- Kop Surat
Ini merupakan bagian awal dan teratas dari surat dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi. - Tanggal Surat
Ketika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan waktu surat ini dikeluarkan. - Nomor Surat
Pemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan dari surat itu sendiri. - Perihal
Perihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut. - Alamat
Alamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu telihat lebih resmi. - Lampiran
Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran. - Salam Pembuka
Seperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat terlihat lebih resmi. - Isi Surat
Jelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas. - Salam Penutup
Tak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang. - Nama dan Stempel
Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas. - Tembusan
Ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat. Maka perlu dibuatkan tembusan.
Contoh Surat Dinas
Nomor : 05/DPD-Kab Bogor/X/2018
Perihal : Teguran I
Lampiran
Kepada Yth.
Pimpinan PT Elang Sejahtera
Jl. Raya Bogor Km 31
Bogor
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami terima dari Kepala Satpol PP Kabupaten Bogor yang menginformasikan bahwa PT Elang Sejahtera saat ini memasang baliho di Jl Raya Bogor Km 35. Baliho tersebut saat ini belum dibayarkan pajaknya senilai Rp. 5.250.000 (Lima Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu).
Untuk itu dengan masuknya surat ini kami bermaksud untuk menagih biaya pajak reklame tersebut. Kami memberikan waktu hingga 30 September 2019 untuk pihak kantor bapak bisa menyelesaikan permasalahan ini. Jika dalam waktu yang sudah ditentukan tidak ada respon balik dari perwakilan perusahaan maka kami akan menindak dengan mencopot baliho tersebut.
Demikianlah informasi ini kami sampaikan agar menjadi perhatian bagi perusahaan bapak. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan dan Stempel)
Ibrahim Susanto M.BA
Tembusan : Ibu Bupati Kab Bogor
Kepala Dinas Pendapatan Daerah.
Demikianlah hal-hal yang perlu diketahui mengenai surat dinas, semoga bermanfaat.
Download Surat Dinas
Berikut contoh surat dinas dari instansi pemerintahan resmi yang dibuat sebagai sampel acuan, bukan surat dinas sebenarnya yang dikeluarkan lembaga terkait. Anda dapat mengunduh contoh surat dinas ini lewat tombol download di bawah ini:
Tanya-Jawab
Mengenai kewajiban orang yang berhak mengeluarkan surat dinas, biasanya diatur di dalam SOP perusahaan/instansi terkait. Sebagai contoh, untuk kementrian di pemerintahan Indonesia, surat dinas dapat dikeluarkan oleh jabatan mentri, wakil mentri, eselon I, hingga kepala kanwil.
Disposisi biasanya dimaksudkan untuk menjabarkan detil tindak lanjut yang harus dilakukan secara tertulis. Disposisi ini biasanya menjadi satu kesatuan dengan naskah surat dinas dan tidak boleh dipisahkan dari surat dinas aslinya.
Rujukan biasanya diperlukan dalam pembuatan surat dinas, dalam contoh surat dinas di atas, pada kasus aslinya, harus diberikan rujukan berupa nomor surat yang mengatur perpajakan reklame. Sehingga isi dari surat dinas dapat dipertanggungjawabkan.
Surat dinas antar instansi biasanya akan didata secara rapi dan sistemik. Oleh karena itu, setiap surat dinas yang dibuat oleh suatu perusahaan biasanya dikategorikan sebagai surat keluar dan surat yang diterima dari instansi lain digolongkan sebagai surat masuk.
